فرض کنید سیستم شما به هر دلیلی دچار مشکل شود و داده‌های اصلی از بین بروند. بدون نسخه پشتیبان، بازیابی اطلاعات بسیار زمان‌بر و پیچیده خواهد بود و ممکن است بخشی از داده‌ها برای همیشه از دست بروند.
بنابراین داده‌های مالی و مدیریتی حیاتی هستند و از دست دادن آن‌ها می‌تواند کسب‌وکار را فلج کند.

خطای انسانی یکی از شایع‌ترین دلایل از دست رفتن اطلاعات است؛ تاخیر یا فراموشی در بکاپ گیری یا هر گونه اشتباه در ذخیره‌سازی  داده‌ها می‌تواند خسارات  مالی بسیاری ایجاد کند. علاوه بر این، مشکلات فنی مانند خرابی هارد، ویروس ها یا قطع ناگهانی برق نیز می‌توانند داده‌های مالی شما را در معرض خطر قرار دهند.‌
استفاده از نرم‌افزار بکاپ گیری تحت ویندوز و ابزار ذخیره‌سازی اطلاعات مدیریتی، باعث میشود فرآیند بکاپ گیری به صورت اتوماتیک و زمان‌بندی شده انجام شود.